25. 07. 2013

Hotelové systémy patří mezi informační systémy, jenž jsou často nazývány PMS – Property Management Systems (PMS). Jde o softwary využívané pro řízení firem v soukromých a státních sektorech, například i v hotelnictví, lázeňství a gastronomii.

Tyto systémy monitorují chod celého hotelu, kontrolují provoz, pomáhají zlepšit služby, snížit náklady, plánovat a mít přehled o finančních tocích v podniku. Lze je propojit s ekonomickými účetními systémy či jinými marketingovými nástroji. Hotelové systémy jsou využívány všemi úseky hotelu a poskytují jednotlivým oddělením přesné a včasné informace potřebné k řízení organizace. PMS zahrnují rezervaci ubytování, pokladní systém, skladový systém a napojení na externí systémy (telefony, zámky). Většina dnešních PMS jsou modulární systémy umožňující rozvoj systému tak, jak se mění požadavky a rozsah poskytovaných služeb. Nicméně existují tři základní moduly, které by měly být součástí každého hotelového softwaru. Jedná se o Front office, POS a F&B.

FRONT OFFICE 
Standardní funkcí PMS v oblasti ubytování je správa rezervací, pobytů a účtů jednotlivých hostů. Systémy musí podporovat jak individuální, tak i skupinové rezervace. V rámci cenotvorby by měly systémy umožňovat tvorbu populárních balíčků a různých zvýhodněných nabídek, jako je například 4 za 3 a podně. Již téměř standardem se stávají on-line rezervace přes internet s případným napojením do dalších distribučních kanálů, například GDS – Globálních distribučních systémů (Amadeus, Galileo, Sabre a Worldspan). Další součástí ubytovacího modulu bývá velmi často směnárna, obvykle s on-line aktualizací kurzovního lístku. Hotelová pokladna soustřeďuje všechny údaje týkající se plateb za realizované služby a slouží ke sledování finančních toků v hotelu podle jednotlivých pokladních míst, typů plateb. V některých případech je funkcionalita hotelové pokladny rozšířena o možnost fakturace, a to včetně zpracování zálohových faktur.

POS 
Úkolem pokladního systému je řízení restauračního provozu, sledování toku financí a kontrola personálu. Pokladní systém zajišťuje vedení účtů, objednávky jídel i nápojů a vyúčtování hostů. Dále slouží k přesné evidenci prodávaného zboží a ve vazbě na systém skladového hospodářství zajišťuje odtěžování zboží a surovin ze skladu. Pokladní systém by měl v dnešní době umožňovat platby nejen v korunách, ale i v eurech, případně dalších měnách. Měla by být zajištěna jasná identifikace personálu pomocí přístupového hesla či elektronického prostředku – magnetické či čipové karty. Samozřejmostí by mělo být přesunutí účtu z restaurace na hotelový účet hosta. Častým rozšířením jsou přenosné pokladní terminály pro obsluhující personál, umožňující obsluhu hosta přímo od stolu. Takto lze u stolu zadat objednávku, vyvolat náhled na účet hosta, případně jej rozdělit.

F&B 
Skladové hospodářství je poměrně rozsáhlá oblast zajišťující příjem zboží, jeho evidenci a odtěžování. Odtěžování zboží se děje buď přímo, nebo prostřednictvím prodeje na pokladních terminálech. Pro jídla a míchané nápoje jsou obvykle tvořeny receptury, na jejichž základě k odtěžování dochází. Samozřejmostí je podpora inventur včetně takzvaných „stopinventur“. Mezi rozšíření patří například možnost tvorby rautů, podpora automatického objednávání od dodavatelů na základě dosažení minimální zásoby a další analytické nástroje umožňující správně nakupovat a rovněž prodávat za optimální ceny, tedy s odpovídajícím ziskem. 

JAK VYBRAT REZERVAČNÍ SYSTÉM

Rezervační hotelové systémy byly vždy doménou velkých hotelů a hotelových řetězců. Dnešní dostupnost počítačů a internetu spolu s narůstající agendou a administrativní zátěží nutí i provozovatele malých a středních ubytovací zařízení k řešení otázky pořízení rezervačního systému. Při výběru hotelového rezervačního systému je potřeba zvážit řadu otázek. Základní funkcí rezervačního systému je vedení ubytovací plachty spolu s knihou hostů. Ubytovací plachta může být vedena jako tabulka rezervací (ubytovaných hostů) nebo i plně graficky. Grafická plachta má výhodu především v okamžité přehlednosti a podobnosti s papírovou plachtou, která se obvykle používá před nástupem počítače.

POSKYTOVANÉ SLUŽBY NAVÍC

Nejen funkce programu jsou důležitým faktorem pro rozhodování o nákupu. Mezi další kritéria se doporučuje zařadit možnost vyzkoušení programu – je vhodné se s programem seznámit ještě před jeho nákupem. A to nejen pomocí letáčků, či vhodně vedené prezentace, ale i osobně na svém počítači. Vhodně vytvořená ukázková verze obsahuje i vzorová data a jednoduše jí nainstalujete během pár minut bez hlubších znalostí PC. Při nákupu zvažujte i možnost úpravy programu nebo tiskových sestav. I přeston anebo právě proto, že jsou programy obvykle uzpůsobeny pro co nejširší spektrum zákazníků, nemusí obsahovat sestavy, které vyžadujete. Zjistěte, jestli je program původně český nebo přeložený zahraniční a jaké jsou možnosti případné úpravy tiskové sestavy nebo i jiné vlastnosti programu. Ideální je napojení na jiné programy, například na restaurační software nebo na online rezervační systém na internetu.

JEDNORÁZOVÁ INVESTICE?

Cena by se mohla zdát nejdůležitější, nejenom ona sama rozhoduje o výběru. Nicméně i v cenách je vhodné se orientovat. Cena za licenci na hotelový rezervační systém by měla být jednorázovou investicí. Pečlivě porovnejte nabídky konkurence, abyste později nelitovali zjištění, že původně nízká cena je cenou například za rok, nikoliv za licenci. Cena za aktualizace softwaru je běžná věc a u systémů, které se řídí zákony a vyhláškami, dokonce nezbytná. Mělo by být však zcela na vás kdy a jakou aktualizaci požadujete a platba a pořízení by neměli být povinností, ale možností. Mnoho firem také schovává pravidelné platby a nabízí servisní hodiny zdarma či konzultace, ale ve skutečnosti je efektivnější a levnější platit jen za to, co ve skutečnosti potřebujete.

text: SŠ ve spolupráci s Mefisto Software

foto: Nautilus, Mandarin Oriental Hotels